行政充电站:如何高效降本管理企业差旅费?
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公司员工出差,公司组织出游等等,需要制定计划的工作都是由行政部门的小伙伴来做,那么差旅费用做为企业仅次于工资开支的第二大可控性成本,在市场的“寒冬期”,企业必然会向管理要效益。行政如何正确认识差旅管理,更高效地实施企业差旅管理,降低成本?

一起跟小编走进万科物业集团总部,通过宝库在线市场中心总经理陈琳琳、招商证券行政部总经理助理李卫兵、悉地国际集团采购部高级经理江勇共同分享他们的思路与经验。

一、正确的差旅管理概念指南

很多行政做差旅管理时,由于缺乏了解和培训,很容易将差旅管理变成预订机票的工作,而数据显示,有效的差旅管理最高可达到30%-45%比例的成本控制。

那么正确有效的差旅管理究竟应该是怎样,它有什么样的管理原则和思路?宝库在线市场中心总经理陈琳琳为我们做了一份清晰的梳理。

1、差旅管理机票管理,也供应商降价

“大部分的企业和行政对差旅管理都存在认识误区,说起差旅管理就是买机票,为此我们需要厘清一些概念",陈琳琳谈到:

差旅管理是一种企业行为,实际上归属于企业内部管理,它的正确管理顺序应该是由内而外的,而且以内为主,以外为辅;

差旅成本管理不等于跟供应链较劲,行政很难通过供应商的部分让利达到最高效30-40%的成本控制;

差旅管理的两大着力点是向内梳理清楚业务流程、确认管理规则,规范员工的行为,向外管理供应商,根据自己的企业文化和内部需求来确定需要什么样的供应商和服务商;

让差旅数据变成“活数据”,图表化、可视化、可应用,对外可用来和供应商、资源方谈判,对内向老板分析员工行为,这才是管理的核心要点。

2、差旅管理三原则:可达成25-40%比例成效

落实差旅管理可以通过三个原则来逐步实现,分别是:

①、集中采购,这就是管理以内为主的体现,要求企业内部出差人员出行预定,必须统一指定到一个或多个供应商处采购;  

②、协议价格,采集一定周期(6-12个月)的数据,在对数据分析的基础上,对外进行相关协议的谈签;

③、行为管理,在原则一和二的基础上,记录大量员工的行为习惯,根据员工行为,调整差旅政策的细则。

如图,源自深圳一公司的财务数据显示,逐步实施三原则,最后叠加的效果可达25-40%。

3、差旅管理思路:一个需要不断评估和修改最终成型的过程

一个和公司文化特点融合的管理思路很难一下子成型,首先你需要先定下你的差旅管理目标,陈琳琳谈到他的经验是人管人的自觉性不强,最好能使用工具,用系统工具来约束员工行为;

而管理的本源是用数据来支撑你的行为给公司带来的价值,接下来你要做的是进行效果评估,然后修改政策和制度,直至最终成型,形成一种自觉性。

这就像沃尔玛的省钱文化,外来的人会自然而然进入它的体系之中,但这种文化也是依此一点点的校正出来的。

4、差旅管理的三种模式:根据企业想要投入的成本和精力选择

市场上的差旅管理模式可以大致归为三种,第一种差旅交易的管理只存在于审批和报销环节,大部分的小企业采取的是这类;

第二种则是属于管理外包,借助国内外的TMC系统管理员工行为,这种模式比较省事,但很难做管控链;

而现在越来越多的企业重视第三种模式,开始将差旅管理当做管理项来搭建系统,从行为到产品、服务进行从内而外的管理。

而系统也分为三大类,一类有系统TMC的方式和第二类差旅管理差不多;第二类与费控软件直接链接,可以简化报销;

第三种系统建设则可服务于多场景,适合多供应商,想要直接接入商旅产品,将产品与服务分离等需求的中大型企业,需要投入较多的成本和精力。

在系统部署上分为SAAS、混合部署、本地部署,视企业对信息安全的需求而选择,但选择SAAS的低成本、易落地等优势是企业选择的一个大趋势。

二、做差旅管理,要花1/3精力做的事

当企业根据发展和需求确定了搭建差旅管理系统,那么最不能忽视的一个事情是什么?招商证券行政部总经理助理李卫兵分享了他的经验之谈——论需求分析的重要性。

1、关于需求分析的误区

李卫兵谈到关于需求分析的几个误区,主要包括以下三类:

①是行政在下需求时总是很简单,总结一句话便开放给别人做,很容易造成理解偏差;

②简单看了系统之后就决定采用,不愿意花时间来做需求分析,导致后期系统极为不好用;

③为了赶时间上线,被供应商忽悠系统很容易改动,之后边用边改,让所有人都是崩溃的;

这些几乎都源自他踩坑后的切身体验。为了保证执行的顺利推进和后期的使用体验感,李卫兵认为正确的需求分析应该投入项目三分之一的精力来做。

2、正确的需求分析时间

需求分析应该从什么时候开始?

一般大家都是从系统供应商进场之后,事实是这个时候供应商已经选了,再来做需求分析,当企业的需求和供应商不匹配时又该如何解决?

实际正确的需求分析应该从立项即开始,调查想匹配的供应商是实力强的,亦或好沟通的,这些都将影响后续的选择。

3、调查需求的范围

那么需求从哪获取?李卫兵认为主要需要覆盖两类,一是财务人员,涉及到报销流程和制度,二是后期差旅管理的运维人员;其它可根据公司特点和制度不同来进行增减。

4、业务流程梳理的定制化

需求清晰之后,流程梳理也很重要,这其中大致包括企业的审批流程和差旅管控节点如何设置,预订机票和酒店的提前天数如何掌控,财务结算流程如何优化,服务保障细节如何落地和执行等内容。

同时行政还要考虑如何跟公司原有的管理模式以及企业文化进行融合?譬如从前员工订票有积分积累,但是统一到公司系统预订时没有了,如何打破这个抗力?都是行政在制定规则时需要考虑到的。

另外,订票流程最好简单化,不能为了后台的管理方便而复杂化前台操作,要考虑到服务的体验,借用互联网的用户至上理念,也是行政做好差旅管理,提高满意度的方法。

三、找对队友,是推进差旅管理的正确方式

事实上企业差旅管理除了是对全部员工差旅行为的重新梳理和更改之外,在企业内部也是跨部门合作的垂直管理领域,至少会涉及到人力、行政、财务、业务、信息等五大部门,如何能够顺利推进执行?这无疑也是一个令行政头疼的问题。

悉地国际集团采购部高级经理江勇分享了一些他的经验和方法。

首先要弄清楚你在这项职责中的角色定位,你是主动推进者,还是被动执行人?如果是主动推进者,那么选择的协助者十分重要了。

这涉及到两方面:

1、借力话语权更强的人去推进;

江勇谈到他的经验是在悉地国际,财务的话语权是最大的,而他的直属上司是财务副总裁,这一点对差旅管理的顺利展开起到了很大的帮助;

2、涉及各方的项目组的组建;

要将企业差旅管理涉及的各方召集起来,沟通本次管理目标,分阶段来共同推进,这样有助于有效提高工作效率。

基于系统管理的顺利推进,执行悉地国际的差旅规则,整合多家服务商的优势,其收获的效果可以说也是很客观的:

对于将“管控成本”融入工作目标的行政来说,做好差旅管理可以说是一件可以用数据来证明行政价值的事情。

关于差旅管理的一些小TIPS

除了演讲嘉宾的精彩分享,参会嘉宾也同样带来了很多关于差旅管理的小建议,分享给大家:

1、注意区别制定国内机票和国外机票的预订规则,综合统计显示在国际机票上的宁愿选择订费用高一点但可以改签一次的机票,会比价格低而不能改签的机票成本低;

2、推动差旅行为管理更好执行的方法有:

a、设置奖励,员工节省的成本可以公司与个人对半分;

b、做荣誉排名,可以每月或每季展现各个员工节省成本的数据,以荣誉感来驱动;

c、省下的钱拿出10%作为年终奖来鼓励。

亲爱的行政小伙伴,你们学会怎么高管降本企业差旅费吗?行政工作任重而道远,一起加油吧。

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