行政如何做好人性化空间的规划?
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区别于生产型企业,对于办公型的企业来说,办公室就是职场人的战场,而我们提供给大家的办公空间就是大家的阵地。今就聚焦在“人性化空间的规划”上来聊聊如何做好人性化空间的规划。

没有两家完全相同的企业,同样对于空间规划也不会有两家完全一样的设计,那么如何在空间规划中体现出人性化,其关键在于首先是把人作为在整个办公空间规划中的聚焦点,这里的人既包括了企业的所有员工,也包括进入到办公场所的每一个人,无论是客户、供应商还是我们的服务人员,都是我们关注的焦点。怎么能够为所有人达到人性化,从三个核心维度展开来探索人性化的空间规划:

一、 安全

是的,安全再次成为第一个要受到关注维度,“没有安全就没有一切”是每一个行政人都要牢记的第一工作信条。办公空间规划同样也必须将安全放在第一位,因为人性化最根本的出发点就是对所有进入到办公空间内人员生命的尊重,或者说尊重生命是所有人性化的首要出发点。

因此关于安全的展开我们会从以下四个分支逐一讲述:

1、防火安全,所有的规划必须遵循国家的消防法规及建筑消防的标准,毕竟这些法规和标准都是用生命换来的,是在设计规划中必须遵守的。除了所有的消防设施和设备的设计安装要遵循规范,包括在逃生通道上,有些公司在通道的设计和装修阶段的确是遵照了有关的标准,而在后期入住后,经常会以充分利用空间等理由,出现很多占用逃生通道的行为:如在通道内摆放文件柜,绿植盆景,甚至是堆放一些杂物等等。这在平时看似无关紧要的行为,在火灾或地震等灾害发生时,却有可能因通道狭窄,延误逃生的时间,严重的甚至会导致人员的伤亡。在消防安全中,任何一项细节都不要忽略,包括逃生指示标识,如果平日缺乏安全培训,即使这种标识随处可见,也容易被忽略,因此在员工的日常逃生培训中,务必要大家熟悉逃生通道的指示标识及方向。很多公司为了节约成本,将应使用应急电源照明的逃生指示标识更换为荧光贴纸,这种荧光贴纸在经过充足的光源照射后,会在一段时间内发光,但往往是在时间过长或周围环境过暗,以及烟雾较多情况下,其显示效果几乎为零,因此建议大家不要在这方面吝惜装修成本。

2、人身安全空间规划中对于人身安全的考虑也有很多方面,有无突兀的台阶,人员通行的走廊或过道内有无能够伤人的尖角类装饰,通透的玻璃隔断或玻璃门上是否粘贴了醒目的防撞条。现在的低头族太多,大家在行走中也不忘看手机,因此在走廊等大家通行的区域上的规划除了保证宽度外,在一些转角处要设置足够的缓冲空间,通过地面材质的变化,地面标识等提示低头族们该拐弯了。我们以防火门为例,由于防火分区的需求,一部分办公区域会被使用防火门进行分割,而对于防火门的要求是常闭状态,那如果在经常有员工同行的通道上究竟应该选用哪种防火门,一种是带防火玻璃窗口的,另外一种不带,价格上虽然后者更便宜一些,但对于经常有人同行的通道,如果看不见双方向的来人,向外推门的一方,如果动作太突然,有可能会撞伤对面正准备拉门的行人,这一点就是对人身安全的考虑,虽然是一个小小的观察窗口,却能够有效避免对往来人员的意外伤害。我们再举一个例子,钢化玻璃在现在的装修中经常被用于房间的隔断或区间的分割,乃至外玻璃幕墙及采光顶等位置。钢化玻璃虽然坚固性远远大于普通玻璃,但除了因意外冲击导致的破裂外,由于内部存有细小的气泡、或在安装后长期有局部应力,钢化玻璃有时候会在未受任何外力的作用下,突然碎裂,我们称之为自爆,虽然钢化玻璃爆裂后通常是细小碎渣,不会对人产生因质量冲击造成严重的伤害,但也会有碎渣划伤皮肤的情况。尽管在通常情况下,钢化玻璃的自爆率会低于千分之三,但没人会保证安装在你办公区域中不会自爆。因此在空间规划中,但对于一些对安全有特别要求的地方,必须使用钢化玻璃的,我们建议使用双层加胶,或单层贴防爆膜的钢化玻璃,来免去自爆所带来的意外伤害,因为对于一块钢化玻璃的自爆率虽然为0.3%,但两层玻璃同时自爆的概率几乎为零,因为只要其中一块自爆了,我们肯定会抓紧时间进行更换的,而贴有防爆膜的玻璃其自身刚性再次得到加强,即使玻璃发生炸裂,也不会垮塌解体。这种双层加胶的钢化玻璃通常会被安装在楼梯或采光井护栏、旁边紧邻员工工位的隔墙等,就是为了预防玻璃突然碎裂后,其掉落的碎渣对人员造成的意外伤害。而贴防爆膜则是对已经安装了单层钢化玻璃隔断最有效的补救措施。关于人身安全很多地方都要予以考虑,在空间规划中,很多企业计划给员工配备睡眠舱,这种新鲜事物引进时,我们也必须要关注其安全性。材质是否是易燃物,是否为环保材质,甲醛释放量如何,内部有无电气线路会造成火灾及触电的隐患,睡眠舱的通风是何种形式,自然通风还是机械通风,这些与安全相关的都是我们在规划及购置前,都是需要关注到的重点。

3、信息安全这条往往是很多企业所忽略的,信息安全怎么会和空间规划有关呢。的确有关,举一个很简单的例子,我们在规划最核心的会议室时,会把安排到哪个位置,临窗的话,企业的信息很可能被有意图的人通过远程监听设备获取的,这不是空穴来风,作为企业的核心机密,在会议室讨论时,一定要安排在一个四面是实体墙的空间中,且会议室的墙面隔音效果足够好。而即使是要安排在有窗户的会议室中,也要事先对玻璃进行粘贴一层特殊的防窃听膜才可以达到安全的目的。而作为公司核心层的办公室,在隔音方面尽量以实体砌块墙替代玻璃隔断或玻璃高隔间,后者虽然在感观上通透明亮,但在隔音保密方面却略有不足。当然,对于一些存储公司机密信息的地方,也要做出特别的规划,譬如公司的数据机房、档案资料室等。

4、隐私安全,我们不仅对公司的信息安全要在规划中考虑周全,对于员工的个人隐私也要予以充分的考虑。这里也举两个小例子:出于人性化,我们会给在哺乳期的女同事安排母婴室,是她们在公司给孩子准备口粮的地方,那么除了必备的冰箱、消毒柜、上下水等设备设施外,母婴室的位置一定要找一个远离员工通道,人流量、少,隐蔽安静的地方。另外一个重点是员工的卫生间,之前有个行政伙伴来找我咨询,由于公司楼层的卫生间面积有限,人员又多,问我可不可以使用无性别卫生间替代男女分开的卫生间,并说现在很多公共场所都有这种卫生间啊!我给他的回复是,这种卫生间的确在一些公共场所,尤其是餐厅是非常常见的,但这种卫生间的特点是,使用它的人几乎不认识,无所谓谁先谁后。但对于公司不是这样的,楼层里几乎都是熟人,这种男女共用的会使前后使用的人比较尴尬,认为自己没有隐私,心理不舒服。因此这种无性别卫生间在办公空间内是要严格避免使用的。

二、 健康

安全之外,第二个最重要的维度,也是最能体现人性化的空间规划就是对健康的考虑。这里有一条捷径是可以走的,就是选择经过WELL认证的办公楼作为自己的办公场所,或者规划中完全遵照WELL认证标准去执行就好了。

如果我们选择的职场是没有经过WELL认证的,那就参照WELL的七大核心体系——空气、水、营养、光线、健身、舒适性、精神作为参考吧。我们这里简要的分享一下在规划中如何在这七个体系中展现人性化。

1、空气:大家基本能够考虑到的是温度、湿度,以及空气中甲醛、苯及TVOC等有害物质的含量;再下一个层级是新风量,新风的供应直接影响空间的含氧量,反馈出的结果就是大家是否全天都有一个良好的精神状态,因为含氧量的降低、二氧化碳的增加是容易导致人大脑迟钝,反应速度降低的。再往后的一个层级是对PM2.5的控制,尤其是针对北方多雾霾发生区域,在空间规划中必须要考虑PM2.5处理设备的设备选型及空间位置等问题 。

2、水:这里既包括生活用水的给水排水,也包括饮用水,我们主要聚焦一下员工的饮用水,饮水机的布置,是否有定期的清洗及消毒等。

3、营养:这主要看下我们对员工用餐便利性,尤其是规划有员工厨房及餐厅的场所,对于安全及健康的控制,其中也有员工就餐的便利性及效率等,试想一下,排队半小时,用餐十分钟一定是一种不人性化的体验了。

4、光线:这里既包括的自然照明,能否有效利用自然光源,以及室内的电光源对于员工24小时办公需求的满足,另外也包括遮阳系统等等,总之光线的规划设计必须让大家在自然光中办公的舒适体验。

5、健身:这里主要是包括员工在室内外的健身活动空间,很多企业为了员工健康,在企业内部布置有健身房,规模因企业大小差异很大,实际上在企业内部空间如果没有条件的情况下,也可以考虑公共的健身房资源为员工解决健身需求。

6、舒适性:这里主要是对于无障碍需求的残障人士的关怀,符合人体工程学的设计,以及办公区域内噪音的有效控制等,很多企业在规划中对噪音控制往往忽略,试想一下,如果身处在一个嘈杂的环境中,谁能够安心办公呢?

7、精神:这里关注的主要是员工的精神健康方面,一方面在设计规划中整体环境、装修及装饰等给人的精神感受,是否有愉悦感。另外一部分规模较大的公司会有心理咨询室的设计等等。

三、 高效

一切人性化的规划设计呈现的最佳结果就是,员工办公的高效化。提升员工的办公效率是可以通过优秀的空间规划实现的,首先我们通过对于上一个维度对员工所在空间内健康的关注,其最直接的结果就是个人工作效率的提高。我们就以空气为例,持续的新鲜空气的供应对比空间二氧化碳含量超标的环境,同一个人的精神状态和大脑活跃度是不一样的,其效率的提升自然可以体现出来。之前听过WELL的一个案例,某公司在上海的办公室经过WELL认证体系改善后,员工的休病假天数较之前降低了60%以上,就是说假设改善之前年人员累计病假天数是100天的话,改善后的休假天数降低到40天以下。

除了个人工作效率的提升,我们更需要通过空间规划的合理性提升整个公司的工作效率。如会议室、洽谈室、开放式沟通区域的合理安排,使得团队之间的沟通顺畅,能够很方便的在就近区域完成开放式的沟通或在会议室完成高效会议。

而随着科技进步,我们已步入到5G时代,更多的设备被物联网所覆盖,我们同样以会议室为例。通过各类智能设施,会议室会在会议开始前自动调整房间内的温湿度、照明,关闭窗帘,将投影仪、话筒及音响等设备开启,而在会议结束后,自动监控会议已完成,关闭相关的设备设施,同时将会议室的空置状态反馈到会议预订系统中。

我们再列举一下员工在办公空间内进出及内部通行的情景,之前的企业采取刷卡门禁的方式来解决员工在不同办公空间内的通行,而现在的已经是刷脸通行和支付的时代了,员工已经摆脱了门禁卡,在办公空间内通过刷脸方式畅行无阻,这既是最根本的人性化体现,也同时提升了员工的通行效率,更是办公空间高效化最直接的体现。

人性化的空间规划最终还是要结合企业自身的需求和特点,适合别人的不一定适合自己。更重要的一点是,行政人做任何事情都要养成事前算账的好习惯,这就再次需要用到效费比这把尺子了。任何一项基于人性化空间的规划想法,都要提前计算好投入和产出比,因为绝大多数基于人性化空间的规划都会增加成本,这时候就提前要算算这个想法能够换回来什么了。

人性化的空间规划不仅可以用来对未来将要租赁或建造的办公场所的设计及思考,对于现有的职场,大家也可以通过实际应用,换位思考,问卷调查等方式,看看有哪些地方还不够人性化,通过何种方式能够加以改善。

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